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組織が変化するにつれ、社内のコミュニケーションに課題を感じやすくなります。重要性を感じながらも、具体的にどのような取り組みで課題を解決し、コミュニケーションを活性化することができるのか悩む方も多いのではないでしょうか。
社内コミュニケーションへのアプローチは、課題を把握したうえで重要性を認識し、定量化した目標を持って施策を実施していくことが重要です。
本記事では、社内コミュニケーションを活性化していきたい方に向けて、基本的な知識から具体的な施策、実施時に役立つツールまで解説します。
目次
社内コミュニケーションとは？
社内コミュニケーションとは、従業員同士が社内で行う会話や情報共有、情報交換などのやり取りのことを指します。
業務に関連することだけでなく、ちょっとした雑談や会議、上司と部下の1on1や面談など、社内で発生するやり取りは全て社内コミュニケーションに含まれます。
社内コミュニケーションの重要性
生産性や定着率の向上、従業員のモチベーション維持のためには、社内コミュニケーションが円滑にしやすい環境作りが必要です。
コロナ禍以降、多くの企業がテレワークやリモートワークを導入しています。従来のように毎日オフィスに出社していた際には雑談や相談などが気軽に行われていましたが、テレワークの導入によりコミュニケーションのハードルが上がったことで、従業員同士の交流頻度が極端に少なくなってきています。
社内でのコミュニケーションが不足していると、業務スピードが落ちたり、従業員のモチベーションが下がって退職に繋がったりと、さまざまな問題が起きやすくなります。そうした問題の発生を未然に防ぐために、社内コミュニケーションがしやすい環境を作ることが大切です。
社内コミュニケーションの不足により起こりうる5つの課題
次に、社内コミュニケーションの不足により起こりうる具体的な5つの課題について解説します。コミュニケーション不足は業務だけでなく、企業活動にも影響を与える可能性があることを認識することが重要です。
課題1．部署間の情報共有・連携が弱まり生産性が落ちる
社内のコミュニケーション不足によって、組織全体の生産性が低下する可能性があります。部署内の情報共有は言うまでもありませんが、実は部署間のコミュニケーションも非常に大切です。
業務での関わりがある部署間で交流が少なく情報共有ができていなかったり、連携が弱かったりすると、生産性の低下に繋がります。また、自部署の業務以外に視野が広がらず、イノベーションが起きにくくなる原因にもなるでしょう。
課題2．自由に発言しづらくなり、組織の課題や改善点の発見が遅れる
コミュニケーションが不足している組織やチームでは、従業員は発言のしづらさを感じてしまいます。本来であれば言うべきことも遠慮してしまったり、誰かが言うだろうと他人任せになりやすく、結果として組織の課題や改善点の発見が遅れることに繋がります。
課題3．従業員のモチベーションが下がり、離職や生産性低下につながる
社内コミュニケーションが活発な組織では、従業員同士の信頼関係が強いため仕事に対する高いモチベーションが維持されます。逆に交流が不足していると、モチベーションの低下が引き起こされ、離職を検討する社員が増える可能性があります。モチベーションが低いことで、生産性も低下に繋がることもデメリットです。
課題4．ミスが許されない雰囲気になり、新たな挑戦がしづらくなる
社内のコミュニケーションが不足していると、従業員同士で監視・指摘し合う、ミスが許されない雰囲気が作られます。そうした環境下では、新たなことにチャレンジする気持ちが削がれてしまいます。さらなるモチベーション低下にも繋がる可能性があるでしょう。
課題5．顧客満足度が下がり、売上低下や解約率上昇につながる
社内のコミュニケーション不足が生じると部署間での情報共有がされないため、売上低下や解約率上昇など企業の利益にも悪い影響を及ぼす可能性があります。顧客と接点のある部署と、商品・サービス開発が連携できていないと顧客ニーズを組むことができず、顧客満足度の低下を招きます。
社内コミュニケーションを改善する4つのメリット
社内コミュニケーションが活発ではないことの課題を認識したところで、なぜ改善した方が良いのか、メリットを具体的に把握しておきましょう。
メリット1．情報共有が活発になり、ミス防止やイノベーションの創出につながる
交流時の心理的ハードルが下がりコミュニケーションが活発化すると、情報共有スピードが早くなるのがメリット。スムーズな情報共有ができれば、情報不足による軽微なミスを減らせます。また、部署間のやり取りが増え、イノベーションの創出も期待できます。
メリット2．従業員のストレスが軽減され、離職率が低くなる
社内コミュニケーションが改善されることにより、意見を言いやすい環境が実現すれば、従業員のストレスの軽減も期待できます。会社や上司へ不満も溜まりにくく、また不満があったとしても誰かに相談できるため、離職率の低下にも繋がります。
メリット3．従業員の主体性が高くなり、ノウハウが蓄積しやすくなる
社内コミュニケーションの改善は、従業員の主体性を高めることにも良い影響を与える可能性があります。社内の交流が活発な組織では従業員のモチベーションが高く、一人ひとりが業務に能動的に取り組む傾向にあります。
そうして得たノウハウは社内で共有することでナレッジとして蓄積され、従業員のスキルアップ・成果アップに活かすことが可能です。
メリット4．組織全体の生産性と顧客満足度が向上する
社内のコミュニケーションが活発かつ円滑な組織は、従業員同士が積極的に関わり、協力し合いながら業務を進めるため、生産性が高い傾向にあります。
また、部署間のコミュニケーションがスムーズに行われることによるメリットも。例えば、営業と商品の企画開発を行う部門が連携すれば、営業が吸い上げてきた顧客の意見を商品開発に反映させることが可能。顧客のニーズに答えられ、顧客満足度の向上に繋がります。
社内コミュニケーションの改善では「目標設定」が重要
社内コミュニケーションの改善施策を実施する際は、必ず定量的な目標設定を行いましょう。
目標設定を行う際には、短期的な目標と、中長期的な目標を分けて設定します。
短期的な目標設定の例
日々のコミュニケーションの質の改善を目指す場合は、1日単位・1週間単位・1カ月単位での短期的な目標を立てましょう。例えば、週1回の1on1の実施や月に1回の社内イベントの開催などが挙げられます。交流の機会を増やすことと、その継続を目標とします。
コミュニケーションの活発化は、一朝一夕で結果が出るものではありません。そのため、短期的な目標は結果を求めるものではなく、施策の「実施」自体を目標とすることがおすすめです。
中長期的な目標設定の例
交流する機会が増加した先の目標は、中長期的な目標として設定します。コミュニケーションが円滑に行われている際の理想的な状態を5段階評価をするなどして、どの程度改善できているのかを確認します。
社内コミュニケーションが活発化した結果、企業にどのような影響が出たのかについても計測していきましょう。例えば、従業員満足度や業務生産性、離職率などが挙げられます。期間としては、数カ月〜1年程度で設定するのが一般的です。
社内コミュニケーションを改善する施策
次に、社内コミュニケーションを改善するために実施したい施策をご紹介します。
目的や自社の状況に合った施策を選んで、社内コミュニケーションの増加を目指しましょう。
施策1．ITツールを活用し、コミュニケーションが取れる環境を用意する
社内コミュニケーションを活性化させるには、コミュニケーションが取りやすい環境を整えることが大前提です。オンラインでの交流も増えている近年では、ITツールの活用が必要不可欠です。ツールを使えば気軽に相談や雑談ができるため、縦の交流だけでなく、横の交流も促進されます。
近年は、在宅勤務と出社を組み合わせたハイブリッドワークを導入している企業も増えています。出社組と在宅勤務をしている側でコミュニケーションの取りやすさに差が出てしまうことを防ぐためにも、ITツールを活用していきましょう。
施策2．社内報を充実させ、会話のきっかけをつくる
社内コミュニケーションを促すのであれば、会社側が会話のきっかけや話題を提供することも大切です。会話のきっかけ作りにおすすめのツールは社内報です。
従来は紙媒体の社内報が主流でしたが、近年はテレワークの推進やコスト削減の意識が高まっているため、Web媒体が主流になっています。Webの社内報であればコストを抑えて運用することが可能。更新の手間はかかりますが、全社の動きを簡単に共有でき、社内コミュニケーションのきっかけを作る効果が期待できます。
作成頻度を増やしたり、内容に工夫を凝らしたりすることで、従業員同士が話をする機会を自然に増やせます。全社の取り組み内容も把握でき、会社への理解にも繋がるでしょう。
施策3．社内イベントを開催する
社内イベントは、全社的な社内コミュニケーションを活性化する際におすすめの施策です。例えば、周年イベントや納会などが挙げられます。部署間の理解に繋がりやすい一方で、開催するまでの準備やコストがかかることは留意しておきましょう。
施策4．定期的に1on1を実施する
上司と部下の間のコミュニケーション量を増やすには、定期的な1on1の開催がおすすめです。キャリア相談や仕事の進め方など気軽に会話する機会を増やすことで、業務に関わるやり取りもスムーズに行いやすくなります。
施策5．オフィスにフリーアドレスを導入する
オフィスに固定席を持たないフリーアドレス制も、社内コミュニケーションを増やす施策として有効です。席を固定しないことで、普段関わりのない従業員と接点を増やせる可能性があります。
ただし、フリーアドレス制は継続が難しい施策でもあります。業務効率が低下したり、毎回同じ席を選んだりすることも考えられるので、実施は慎重に検討し、ルールを制定したうえで実施しましょう。
施策6．社員食堂やカフェスペースを設置する
業務時間中の交流増加が難しい場合は、社員食堂やカフェスペースの設置をして休憩中のコミュニケーションが増えるように工夫するのもひとつの手です。ランチタイムや業務の合間の休憩時間を社内で過ごす従業員が増えることにより、交流の機会が自然と生まれます。
施策7．トップダウンではなくボトムアップしやすい雰囲気を作る
トップダウンの雰囲気が強い組織は、意思決定の方向性が上から下へ流れていくため、双方向的な社内コミュニケーションが少ない傾向にあります。上司の発言量は多く、部下から意見が出にくい状態です。
双方向的なコミュニケーションを増やすのであれば、ボトムアップしやすい雰囲気作りも必要です。自分たちの意見が意思決定に反映されていることを伝えましょう。
社内コミュニケーションの改善に役立つツール
これまで紹介してきた施策は、ITツールを活用することで効率的に実施できます。
次に、社内コミュニケーションの改善に役立つツールをご紹介します。従業員同士の交流機会を増やす施策を検討している方はぜひ参考にしてみてください。
社内SNS
社内SNSとは、名前の通り社内でのみ利用できるSNSのことです。SlackやChatworkなど、すでに多くの企業が導入しているツールが数多くあります。社内SNSは、ちょっとした情報の共有や雑談などがしやすい設計になっており、従業員が気軽に情報発信や情報の閲覧ができるのが特徴です。
無料で使えるサービスもありますが、多くのサービスは月額制です。利用する人数によってプランの金額が異なるため、予算に余裕があり、実際に活用される見込みがある上で導入するのがおすすめです。
ビジネスチャット
ビジネスチャットはインターネットを介して、リアルタイムのやり取りを行えるのが最大のメリット。代表的なツールとしては、Slack・Microsoft Teams・Chatwork・LINE WORKSなどがあります。社内SNS兼ビジネスチャットツールとして使えるのが特徴です。
ビジネスチャットは、従業員の多くがテレワークやリモートワークを実施している場合の社内コミュニケーションツールとしておすすめです。
グループウェア
グループウェアは、社内の情報共有に使える社内コミュニケーションツールです。メール・スケジュール・プロジェクト管理など、業務上便利なツールの他、ちょっとしたことを共有できる掲示板・回覧機能も搭載されているツールが多く、さまざまな情報を集約できるのが特徴。
社内コミュニケーションを活性化し、円滑な業務遂行を実現したい場合におすすめです。
Web会議システム
PCやスマホ、タブレットなどを用いてWeb上で会議が行えるWeb会議システムも、社内コミュニケーションの改善に役立ちます。
Web会議システムは、遠隔でミーティングを行えるのがメリット。出社している従業員と、自宅で勤務している従業員とでもシステムを通してWeb上でコミュニケーションができます。出社と在宅勤務を組み合わせたハイブリッドワークを取り入れている企業におすすめです。
1on1ツール
社内コミュニケーションの改善を目的に1on1を実施する場合は、1on1ツールの導入を検討してみてください。業務に関する指示や相談ではなく、部下の日常的な悩みや成長をサポートできるような機能が搭載されているのが特徴です。
チーム内での心理的安全性を保ち、部下の主体的な行動や成長を促す機会として活用したい場合におすすめです。
タレントマネジメントシステム
タレントマネジメントシステムは、従業員のスキルや特性を分析して能力を発揮できる環境に配置し、社内コミュニケーション増加を図る場合に便利なツールです。
全社の従業員の情報を一元管理できるのが特徴。従業員同士のコミュニケーション促進にダイレクトには繋がりませんが、自身の能力を発揮しやすい環境に従業員を配置することで、チーム内コミュニケーションが増える効果は期待できます。
オフィスサイネージ
オフィスサイネージとは、オフィスに設置するデジタル掲示板のことです。デジタルツールを使って情報を共有したり、印刷物を作って配布したりなどの手間をかけることなく、社内の情報共有を行えるのが特徴です。
オフィスサイネージを活用するとテキストだけでなく、写真や動画、イラストなど視覚的に情報を伝えられます。設置場所は、オフィスの入口や、エレベーター前など、従業員が通行する回数が多い場所がおすすめです。
社内コミュニケーションを改善した成功事例
社内コミュニケーションを改善する施策は、会社の雰囲気や課題、従業員の性格などによって様々考えられます。
株式会社VOYAGE GROUPでは、社内のコミュニケーション改善の目的で社内にバーを設置。さまざまな職種のスタッフがバーを利用し、稼働率は120%を超えたのだそう。プライベートとオフィシャルの中間のような繋がりの場を提供することで、従業員同士の強い結びつきを作ることに成功した事例です。
参考：Industry Co-Creation「驚異の稼働率120％！「社内BAR」を持つVOYAGE GROUP の秘密【F17-3A #6】」
そのほかにも、社内コミュニケーションを改善した成功事例は複数あります。こちらの記事にてご紹介しているので、気になる方はチェックしてみてください。
自社にあった方法で社内のコミュニケーションが発生しやすい環境作りを
社内コミュニケーションを活性化させるには、まずは自社の状況を把握しましょう。その後、理想とする姿とのギャップを埋めるために適切な手法と施策を検討し、実施に移行します。
交流しやすい環境を企業側が提供することが、社内コミュニケーションの改善の最初の一歩です。
株式会社QUICKが運営するインナーブランディングツール「QUICK Smart Brain」を活用すると、オフィス内にコミュニケーションのきっかけとなる情報を常に配信できます。
自社の日報や営業成績などの情報を読み込ませるだけで、生成AIが自動で動画を生成。社内の情報が自動的に見える化され、従業員のコミュニケーションの活発化だけではなく、生産性の向上も期待できます。
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