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近年、従業員同士のコミュニケーションが不足していることを課題に感じている企業は多いのではないでしょうか。業務の品質低下や離職率の上昇など、問題が起きている場合は早急な対応が必要です。
本記事では、これから社内活性化に取り組む方に向けて、具体的なアイデアをご紹介します。社内活性化施策を成功させるためのコツも解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。
目次
社内活性化の重要性
社内活性化が重要視されている背景には、働き方の変化が関係しています。新型コロナウイルスの感染拡大により、多くの企業が在宅勤務を導入するようになりました。現在では、テレワークとオフィスワークを選んで働く、ハイブリッドワークを実施している企業も少なくありません。
従業員同士が対面でやり取りする機会が減っているのと同時に、コミュニケーション不足による業務の停滞や生産性の低下が問題視されるようになっています。社内活性化に繋がる取り組みを行い、社内のコミュニケーションが活発になることは、こうした課題の解決に役立ちます。
参考：PR TIMES「【HR総研】「社内コミュニケーション」に関する調査レポートを公開」
社内コミュニケーションの不足により起こる問題
社内のコミュニケーションが不足していると、さまざまな問題が起こります。
まずは、生産性の低下が挙げられます。社内のコミュニケーションが不足している組織では、相談や雑談のハードルが高いことが多く、それによりスムーズな業務の進行が難しくなってしまっています。気軽にやり取りが行えないと、業務の生産性は低下します。
業務の生産性が下がると、サービスや顧客満足度の品質低下を招きます。場合によっては取引している企業からクレームが入ったり、契約が打ち切られたりする可能性も考えられます。
また、離職率の上昇も社内のコミュニケーション不足により起こるとされています。気軽に話ができる相手がいないと、会社への不満や業務に関する悩みが解消されにくいため、転職者・退職者が増加します。
このように社内のコミュニケーション不足は、業績低下や定着率の低下などの問題に繋がる可能性があります。問題が発生する前に、社内のやり取りを活性化させるための対策を行いましょう。
社内活性化のための13の具体的なアイデア
社内のコミュニケーションを活性化させるには、さまざまな方法があります。
環境整備や制度の導入、ツールの活用など、具体的な13のアイデアをご紹介します。自社でも無理なく取り組める方法を見つけてみてください。
アイデア1．部署を横断したチームプロジェクトを実施する
部署間のコミュニケーションの活性化や、繋がりを強化する方法として、部署を横断したチームプロジェクトの実施が挙げられます。
例えば、社内イベントの企画・運営チームのメンバーを部署を限定せず募ることで、さまざまな部署の従業員が集まり、新たなコミュニケーションの場が生まれます。ひとつの業務をやり遂げるためには密なやり取りが必要なため、自然とメンバー間の仲も深まります。
実施時には、同じ職位のメンバーが集まると決定権をお互いに譲り合ってしまい、議論が進まないことがあります。チームプロジェクトを成功させるには、チームの指揮を取るリーダーを決めることがポイントです。
アイデア2．気軽に参加できる社内イベントを開催する
従業員同士のコミュニケーションを活性化させる施策として、社内イベントの開催は効果的です。交流機会を増やす目的であれば、気軽に参加できる内容が好ましいです。
例えば、スポーツ大会や映画鑑賞会、勉強会などは気楽に参加できるため、参加率が高まりやすい傾向にあります。月に一度や二ヶ月に一度など、頻度を決めて定期的に開催することを目指しましょう。
アイデア3．社内サークルをつくる
社内サークルの設立は、プライベートの時間を使って交流を深めるアイデアです。さまざまな企業が社内サークルを導入しています。開催に必要な費用を会社が負担することで、多くの従業員の参加が期待できます。
代表的なのは、スポーツサークル・アウトドアサークルです。アクティビティを通して、普段の業務とは違う一面をお互いに知ることができます。気軽に話ができる関係性が構築されれば、業務の場面でスムーズなやり取りが行えるようになり、業務効率化にも繋がるでしょう。
画像出典・参考：システム・エボリューション株式会社「社内サークル」
アイデア4．ランチや会食の補助を行う
費用を会社が負担し、従業員同士のランチや会食の機会を増やすことも社内活性化のためのアイデアのひとつです。
ランチや会食の補助をコミュニケーションの活性化に繋げるには、補助の対象となる条件を決めることが大切です。一般的には、他部署や新入社員を含めること、事前に申告すること、月の上限回数を条件にします。自社でうまく活用するために必要な条件を設定しましょう。
アイデア5．お互いに称賛する文化醸成を行う
お互いに称賛し合う文化の醸成も、社内活性化のために有効なアイデアのひとつです。有名なのは感謝の気持ちを伝え合う「サンクスカード」です。オリエンタルランドや日本航空が導入していることでも知られています。
社内チャットを導入している企業の中には、気持ちを伝えることを目的としたチャンネルを作成し、称賛し合う文化の醸成に成功したところもあります。手書きにするのか、ITツールを使うのか、自社に適した手法を検討しましょう。
参考：オリエンタルランド「企業風土とES活動」
参考・画像出典：JAL「褒める企業文化の醸成」
参考：Qiita「Slackで褒める文化を作った話」
アイデア6．オフィスをフリーアドレスにする
固定席を作らず、従業員が自由に仕事する席を選べる「フリーアドレス制」を導入することも、さまざまな人と関わる機会の創出に繋がります。固定席を作らないことで毎回隣に座る人が変わるため、普段関わりのない人とのコミュニケーションする機会が増えます。
フリーアドレス制は導入しやすい一方で、毎回同じ席に座る従業員が出てしまうのが難点。連続して同じ席に座らないなどのルールを決めることが必要です。
参考・画像出典：コクヨマーケティング「職場環境を整理し、自立的に働く場を選ぶオフィス」
アイデア7．リフレッシュスペースを設置する
社内のコミュニケーションを活性化させるには、従業員が集まりやすい環境を整えることも大切です。具体的にはカフェスペースや休憩スペースなど、リフレッシュ可能なスペースを作ることです。小休憩以外にカジュアルなミーティングにも利用できるのがポイントです。
導入ハードルが高いように感じるかもしれませんが、リフレッシュスペースは簡単に作れます。オフィスの一角を確保し、コーヒーメーカーを設置したり、リラックスして座れるソファを用意したりするだけでも、十分に効果が発揮されます。
参考・画像出典：コクヨマーケティング「働き方のノウハウが詰まったオフィス見学」
アイデア8．従業員が発信しやすい環境をつくる
社内活性化に必要なのは、従業員の主体性です。そのためには、従業員が情報を発信しやすい環境を整えることが大切です。
気軽に情報発信ができる社内SNSや社内チャットツールなどを導入するのがおすすめ。また、利用時のルールを決めることも大切です。誰かが投稿したら必ずスタンプを押したり、リアクションしたりといったことを徹底するように、全社に周知しましょう。従業員が安心して発言できる場を、全社的に作り上げていくイメージです。
アイデア9．社内広報の内容と媒体・発信方法を見直す
社内広報を実施していても期待しているような効果が得られない場合や、社内コミュニケーションの活性化がうまくいかない場合、その原因は発信方法にあるかもしれません。社内広報の内容や媒体・発信方法を一度見直すことも検討してみてください。
1つの方法に固執せず、さまざまな方法を試してみましょう。例えば、紙の社内報を発行しているのであれば、思い切ってWeb社内報に切り替えるのもひとつの手です。社内活性化という目的と自社で働く従業員の雰囲気に合っている方法を、今一度洗い出してみましょう。
アイデア10．社内コミュニケーションに関するインセンティブ制度を設ける
社内コミュニケーションに関するインセンティブ制度を設けることも、社内活性化のための施策のひとつとして有効です。主体的なコミュニケーションが生まれやすい他、継続し続ければ社内文化として根付く可能性もあります。
実施する際は、インセンティブをポイントとして数値化できるサービスを利用するのがおすすめ。従業員同士でポイントを送りあえる他、上司から部下に対してポイントを付与できるサービスもあります。
参考・画像出典：ベネフィット・ステーション「社内コミュニケーション活性により真の働き方改革を実現！」
アイデア11．定期的に1on1を実施する
上司と部下の信頼関係の構築や、意見を出しやすいチーム作りを目的に実施されるのが定期的な1on1です。1対1で対話する機会を設けることは、規模に関係なく取り入れている企業が多い、一般的な社内活性化の取り組みです。
1on1の効果を最大化するためのポイントは、実施目的の明確化と1on1の内容を客観的にフィードバックすることの2点です。1on1の実施が目的ではなく、実施した先に従業員の行動変容があることが目的であり、その目的を果たすためには運用の改善も必要です。
参考：PR TIMES「【HR総研】「社内コミュニケーション」に関する調査レポートを公開」
参考・画像出典：Yahoo!JAPAN「「1on1ミーティング」で強い組織をつくる 人材育成のための部下とのコミュニケーション」
アイデア12．ボトムアップの組織づくりを行う
トップダウン型の組織に比べて、ボトムアップ型の組織はコミュニケーションが活発な傾向があります。ボトムアップ型の組織とは、従業員の意見や提案をトップが吸い上げ、それを元に意思決定を行う組織のことです。
ボトムアップの組織を作るには、従業員の意見が意思決定に反映されていることを示し続けることが必要です。それにより従業員のモチベーションが高まり、主体性が強化され、コミュニケーションが活性化されます。
アイデア13．ITツールを活用する
テレワークやハイブリッドワークなど、多様な働き方を導入している場合は、ITツールを活用して社内活性化に取り組みましょう。対面に比べて気軽にコミュニケーションを取れるのがメリットです。
在宅勤務でも顔を見て打ち合わせができるオンラインミーティングツールや、メールよりも気軽に連絡ができるチャットツール、仮想空間でやり取りができるバーチャルオフィスツールなどがあります。
導入する際は使い方のルールや使用目的を決めて、全従業員が快適に使えるよう配慮しましょう。
社内活性化の取り組みを成功させる3つのコツ
社内活性化の取り組みを成功させるには、どのような点に注意すれば良いのでしょうか。次に、実施前に取り組むべきことと、実施後に取り組むべきことをご紹介します。
コツ1．課題と目的を明確にする
社内活性化の取り組みを成功させるには、自社の課題と目的の明確化が必要不可欠です。他社が実施しているからなんとなく自社でも取り入れようという考えでは、せっかく取り組んだとしても成果を得られません。
特に目的は曖昧になりやすいので注意しましょう。社内活性化した先でどのような変化を期待しているのかを明確にするべきです。業務成績の向上や業務効率化、イノベーションの創出など、自社課題に合わせた目的を設定しましょう。
コツ2．施策の実施前に定量的なデータの収集・分析をする
社内活性化の取り組みを実施する前に、現状について定量的なデータの収集と分析を行いましょう。
定量化できる指標としては、社内SNSを利用しているのであれば自発的に情報を発信している従業員の人数や投稿の数が挙げられます。部署を横断したランチ制度を導入しているのであれば、実際にランチに行っている従業員の人数や頻度などが定量化できます。
アンケートを実施して情報収集を行うこともひとつの手です。他部署との連携ができているかや、チーム内で業務を行う際にコミュニケーション不足による弊害を感じているかなどの項目を設置し、10段階で評価してもらうことで現状を定量化できます。
コツ3．仮説を立て施策を実施し、分析と改善を長期的に繰り返す
社内活性のための施策を実施する際は仮説が必要です。例えば、チーム内で完結する業務のスピードは早いけれど、他部署とやり取りをしながら進める業務のスピードが遅くなっていることが課題だとすれば、部署間のコミュニケーション量が不足していることが理由なのではないかと仮説を立てられ、それに対応した施策が明確になります。
このような仮説を立て、施策を実施した後は、結果の分析と改善も行いましょう。施策は実行して終わりではなく、効果を確認し、思ったような成果が出ていないのであれば改善する必要があります。分析と改善を繰り返すことで、社内活性化を成功へと導くことができます。
自社の課題と目的を明確にし、社内活性化の施策を考えよう
テレワークが取り入れられ、働き方が多様化した現在、多くの企業が社内のコミュニケーションに課題を感じています。社内活性化が成功すれば、業務効率の改善や生産性の向上など、さまざまなメリットが期待できます。社内活性化に取り組むことを検討している方は、まず自社の課題と目的を明確化しましょう。その後で、自社に合った社内活性化の施策を考えてみてください。
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