ワークフローは、業務やシステム処理を、決まった手順と条件に沿って進めるための流れです。担当者、承認者、処理の順番、分岐条件、期限、通知などを定義し、「誰が何をいつまでにやるか」を再現できる形にします。属人化を減らし、抜け漏れや判断のばらつきを抑えることが目的です。
実務では、申請・承認のような人の作業だけでなく、データ連携やETLジョブの実行順序、失敗時のリトライやエスカレーションもワークフローとして設計します。たとえば「データ取り込み→品質チェック→集計→配信→監査ログ保存」のように工程を明示すると、どこで止まったかを切り分けやすいです。並列実行できる工程と、必ず順序を守る工程を分け、SLAに合わせてタイムアウトや再実行回数を決めると運用が安定します。
つまずきやすいのは、例外処理が設計されず、エラー時に結局手作業になることです。失敗時の補償処理、手動介入の条件、承認の代理ルール、変更管理と監査ログまで含めると、ワークフローが現場で回りやすくなります。ワークフローは一度作ると固定化しやすいので、定期的にボトルネックとルールの妥当性を見直し、改善を繰り返す運用が欠かせません。
