社内掲示板とは？自社にあった作り方・ツールの比較ポイントを解説

提供：株式会社QUICK

一度の発信で全社に情報を共有できる「社内掲示板」。少し前まではアナログな方法が用いられていましたが、現在はデジタルツールを活用した運用が一般的です。

本記事では、社内掲示板の導入を検討している方や、すでに導入しているけれど効果を実感できていない方向けに、おすすめの社内掲示板ツールをご紹介。比較ポイントや選び方も解説しているので、ツール選びに迷っている方は参考にしてみてください。

社内掲示板とは

社内掲示板とは、名前の通り社内に掲示するボードのことを指します。全社に共有したい業務連絡や社内スケジュールなどを伝達する目的で用いられます。

従来はホワイトボードにお知らせの用紙を貼り付けるアナログな社内掲示板が利用されていましたが、現在はITツールを活用したデジタル型の社内掲示板を導入する企業が増えています。効率的に全社への情報共有ができるようになっているのが特徴です。

社内掲示板ツールとは

社内掲示板ツールとは、社内掲示板を作成するITツールのことです。情報を共有するだけでなく、情報の蓄積・検索などができる機能を備えたツールも展開されています。ツールによっては、投稿された内容にコメントしたり、メッセージを送信できたりとコミュニケーション機能が搭載されていることもあります。

社内掲示板を導入するメリット

まずは社内掲示板を導入することによるメリットを明確に把握しておきましょう。社内掲示板は、導入・運用することが目的になりやすい傾向があります。3つのメリットを理解すると共に、それが自社が抱える課題の解決に繋がるかどうかも考えてみてください。

メリット1．効率的な業務連絡が可能

社内メールやチャットは業務に関する連絡が多いため、直接的に業務に関係しない連絡は見落とされがちです。また、PCレスで勤務する従業員の場合は、情報のキャッチアップまでにタイムラグが発生するケースもあります。

社内掲示板を社内共有用のツールとして独立させれば、情報の見落としが防げて効率的な業務連絡が可能。情報も素早く共有できるので、従業員がいつでも最新の情報をキャッチできます。

メリット2．社内コミュニケーションの活性化

社内掲示板により情報伝達を行うと、従業員間で同じ情報を共有できます。部署が異なる従業員間や普段の業務ではやり取りが発生しない従業員間で話のきっかけになりやすく、そこから社内コミュニケーションの活性化に繋がります。

メリット3．ノウハウの蓄積・共有

社内掲示板を運用することで、資料やデータ、ノウハウなどが蓄積されていきます。こうした情報を社内掲示板を経由して全社で共有できるのも社内掲示板を導入するメリットのひとつです。

ノウハウの蓄積・共有ツールとしても活用することで、情報や業務のブラックボックス化も防げます。人の入れ替わりが起きた際も、スムーズな引き継ぎが可能です。

社内掲示板ツールを導入するメリット

社内掲示板ツールを活用すると、従来のアナログな社内掲示板と比べて運用コストがかかりにくい点がメリットです。インターネットを介してデジタルで情報を更新したり配信したりするため、ペーパーレスで運用できる他、資料の配布や貼り替えなどの工数もかからず、緊急案内にも迅速に対応できます。

特に、事業部や部署単位でフロアが分かれているような大規模な企業の場合には、社内掲示板ツールによる業務効率化を最大化できます。

社内掲示板ツールを導入する際の注意点

社内掲示板ツールは、初期費用や月額費用が発生します。ツール導入費用に見合った使い方ができるかを検討しましょう。

また、インターネットを介してデジタルで情報を扱うためセキュリティ対策も必要です。共有する情報によってはアクセス制限を設けたり、セキュリティ対策が万全なツールを選んだりするなどして、不正アクセスや情報漏洩を未然に防ぎましょう。

従業員が使用するパソコンにあらかじめウイルス対策ソフトをインストールするのも、セキュリティ対策として有効です。

社内掲示板の作り方

社内掲示板の導入を検討する際に気になるのが、社内掲示板の作り方です。ツールを導入する以外に、自作・開発という選択肢もあります。自作とツールの導入がそれぞれどんな場合におすすめなのかを解説するので、社内掲示板の導入・運用の判断に迷っている方は参考にしてみてください。

自作・開発する

社内にリソースがある場合は、社内掲示板を自作・開発することも検討できます。自作する場合は、ホームページやブログなどのツールを利用する他、マイクロソフトが提供するエクセルを利用する方法もあります。

導入コストを抑えられる一方で、作成の手間と時間がかかることは留意しておきたい点です。従業員数の少ない小規模な企業であれば、社内掲示板の運用をスモールスタートする方法として検討してみるのもおすすめです。

ツールを導入する

社内掲示板をすぐに導入・運用したい場合には、社内掲示板ツールの導入がおすすめです。初期費用や月額費用はかかるものの、掲示板として必要な機能が搭載されているので、導入後すぐに使い始められます。運用もしやすいため、大規模な企業で長期的に社内掲示板を活用していきたい場合は、ツールの導入を検討しましょう。

社内掲示板ツールの比較ポイント

社内掲示板を運用する上でツール選びは重要です。多様なツールの中から自社に適したツールを選ぶ際のポイントは、機能やコスト、UIのデザインなど。社内掲示板の運用は決まったけれどツール選びに迷っているという方は、以下のポイントを参考にツールを比較してみてください。

機能

社内掲示板ツールはそれぞれ搭載されている機能が異なります。例えば、ノウハウを蓄積していきたいのであれば、検索性が高いツールやフォルダを階層化できるツールなどが適しています。

効率的な業務連絡を実現したいのであれば、パソコン・スマホ・タブレット・オフィスサイネージなどマルチデバイスに対応したツールがおすすめです。導入目的に合った機能が搭載されたツールを選びましょう。

コスト

社内掲示板ツールの多くは、導入コストやランニングコストがかかります。フリープランが用意されているツールもありますが、機能に制限がかかったりアカウント数に上限があったりするので、その点は留意しておきましょう。

導入・運用のコストがかかる場合は、そのコストが使い続けられる費用感であるかどうかを確認してください。年単位で計算したり、費用対効果を考えたりと、丁寧に比較する必要があります。

UIのデザイン

UIのデザインは使いやすさに関わる重要な部分です。多くの社内掲示板ツールで無料お試し版やデモ版が用意されているので、本格的に導入する前に無料版を利用してUIを確認しましょう。

実際の操作方法の他、操作ガイドの有無もチェックしておくと、操作に迷った際にスムーズに問題を解決し、ツールを快適に使い続けられます。

アプリの有無

社内掲示板ツールを比較する際は、アプリの有無も確認しておきましょう。アプリが用意されたツールは、Web版のツールに比べて操作がしやすかったり、情報の配信・閲覧がしやすかったりというメリットがあります。

モバイルアプリに対応していれば、タブレットやスマートフォンからも情報共有・情報閲覧ができてより便利に使えます。

他ツールとの連携

社内で利用している他ツールと連携ができるかどうかもチェックしたいポイントです。例えば、メールやチャットツールと連携できるツールは情報が投稿されると自動でメールが送信されるため、別途お知らせを送る手間を省けます。既存ツールとの連携でより業務効率化が期待できます。

セキュリティ対策

社内掲示板に掲載する情報の中には、社外秘の内容も含まれます。情報漏洩や不正アクセスを防ぐために、セキュリティ対策が万全なツールを選びましょう。

例えば、閲覧者のログを確認できたり、動作に応じてアラートを出せたりできるツールであれば、情報漏洩を未然に防ぐことが可能です。中には、ツールそのもののセキュリティ体制が整っており、外部からのアクセスをブロックするツールもあります。

社内の重要な情報を扱う可能性がある以上、セキュリティ対策の有無とその内容はしっかりと確認しておきましょう。

サポート体制の有無

社内掲示板ツールを比較する際は、サポート体制の有無もチェックしてください。問い合わせや相談をメールや電話でできるのか、障害発生時の対応はどうなっているのかなどを確認しておくと安心です。

中には、有料サポートプランが用意されているツールもあります。導入の相談から導入後の課題解決までをサポートしてくれるため、導入や運用に不安がある場合におすすめです。

社内掲示板におすすめのツール

社内掲示板ツールを初めて導入する場合は、シンプルな機能を備えている使いやすいUIデザインのツールがおすすめです。機能が多すぎたり操作が複雑だったりするとせっかく導入したとしても使用されなくなってしまう可能性があります。掲示板やメッセージなどシンプルな機能を備えた、直感的に使えるツールを選びましょう。

社内掲示板ではさまざまな情報のやり取りを行うため、高いセキュリティ機能を搭載したツールもおすすめです。暗号化通信や2段階認証、アクセス権限の設定、利用状況の管理などの機能が最低限備わっていると安心して利用できます。