提供：株式会社QUICK
全社への情報共有や、社内の交流の活性化に役立つ「オフィスサイネージ」。オフィスのディスプレイやモニターなど、さまざまな場所に設置でき、多様なコンテンツを配信できることから導入する企業が増えてきています。
本記事ではオフィスサイネージが注目されている背景や、導入することによって得られるメリットなどを解説。導入企業の事例もピックアップし、参考となるポイントを紹介します。
目次
オフィスサイネージとは
オフィスサイネージとは、オフィスに設置するデジタルサイネージのことです。液晶画面に画像や動画などを映し出し、従業員やオフィスに来社した外部の方に向けて情報を発信します。
元々、デジタルサイネージは商業施設で広告・宣伝を行う際や、公共施設で案内を出す際に用いられていました。近年は、従業員への情報共有や業務の効率化、社内コミュニケーションの活性化を目的に導入する企業が増えています。
オフィスサイネージへの注目が高まっている背景
オフィスサイネージは、効率的な情報共有や社内コミュニケーションを活性化するツールとして注目が高まっています。
新型コロナウイルス拡大により、デジタルツールを導入してコミュニケーションを取ることが以前より一般的になりました。チャットやグループウェアを介した気軽なやりとりができるようになった一方で、受け取る情報量が多く、重要な情報が埋もれやすいことが課題となっています。
オフィスサイネージは、リアルタイムの情報共有ができるだけでなく、本当に伝えたい情報をピックアップして効率的に共有することができます。紙やパソコン以外の情報共有・コミュニケーションツールとして導入する企業が増えてきています。
オフィスサイネージを導入する3つのメリット
オフィスサイネージの導入は、「情報共有の効率化」「共有や業務の抜け漏れの解消」「社内コミュニケーションの活性化」などのメリットがあります。それぞれの詳細を紹介します。
メリット1．情報共有の効率化
オフィスサイネージは、従業員への情報共有を効率化できるメリットがあります。
社内の情報共有ツールとして社内SNSやグループウェアが一般的になっているものの、情報を共有する際には宛先を設定したり、別途情報を送ったりする手間が発生します。
オフィスサイネージであれば、共有したい情報を更新するだけなので手間がかかりません。毎日、従業員に対してお知らせを送るという作業が発生しないため、効率的に情報共有が可能です。
メリット2．共有や業務の抜け漏れの解消
日々全社向けの情報が発信され、「連絡や通知が来たことは把握しているけれど、内容に目を通していない」という方もいらっしゃるのではないでしょうか。情報の共有量が多いと、どうしても確認漏れが発生してしまいます。オフィスサイネージを導入することで、能動的に情報を見に行かなくても受動的に情報が目に入る環境を整えられるため、情報共有や業務の抜け漏れの解消が期待できます。
また、PC業務を行う従業員と、PCレスで業務を行う従業員が社内にいる場合には特に効果を発揮します。誰でも見られる場所にオフィスサイネージを設置しておくことで、情報や業務の共有を平等に行えます。
メリット3．社内コミュニケーションの活性化
オフィスサイネージは、社内コミュニケーションの活性化ツールとしても便利です。新入社員が入社するタイミングや、中途採用の方が入社するタイミングでプロフィールをオフィスサイネージで掲載したり、研修の様子を共有したりなどの活用方法があります。
多部署の活用内容や業績を共有する、組織の活動紹介ツールとしても便利です。そこからコミュニケーションが生まれる他、部署同士の理解促進にも役立てられます。
オフィスサイネージの導入目的・活用例
オフィスサイネージはどのような場面で導入・活用できるのでしょうか。よくある使われ方を3つご紹介します。自社での導入をイメージしながら、活用方法のひとつとして参考にしてみてください。
従業員へのリマインド
オフィスサイネージは、従業員へのリマインドツールとして活用できます。社内で使っているチャットツールと組み合わせて使うことがおすすめです。
例えば、年末調整に必要な資料の提出期限や経費申請の提出期限など、業務に関するちょっとした情報を共有する際に便利です。期限があるものはカウントダウン表示させ、毎月繰り返し行うことで意識づけの効果も期待できます。
インナーブランディング
オフィスサイネージは、インナーブランディングの手法としても活用できます。
インナーブランディングで社内共有することが重要だと言われているMVV（ミッション・ビジョン・バリュー）や企業理念、組織の価値観などを表示。オフィスの入口や休憩スペースなどにオフィスサイネージを設置すると従業員が目にしやすく、理念の浸透や理解が促進されやすくなります。
来訪者の案内
受付やエントランスに設置すれば、来訪者への案内を出す掲示板としても活用できます。部署ごとにフロアが分かれている場合にはフロア案内を表示させれば、来訪者が迷ってしまうトラブルを防げて便利です。
自社への理解を促すために、自社の事業情報や直近のリリース情報を掲載する活用方法もあります。自社の従業員が受付に行くまでの待ち時間を有効活用することが可能です。
オフィスサイネージの導入事例
最後に、実際にオフィスサイネージを導入し、効果を得られている企業の事例をご紹介します。活用内容や得られている効果は企業によって異なります。事例の取り組みを参考に、自社での利用イメージを具体化してみましょう。
従業員主体のコンテンツ配信｜コクヨ
コクヨ株式会社は、オフィスサイネージを従業員同士の交流を目的に導入。3名程度に集まってもらい、1つのテーマについて語り合っている様子を30秒のダイジェストにまとめて、サイネージでコンテンツとして配信しています。そのコンテンツは「しながわ日記（語り合いサイネージ）」と名付けられています。
映像と音声で自然と情報が入ってくるように工夫しているのがポイント。従業員同士の会話のきっかけ作りにも繋がる参考となる取り組みです。
参考・画像出典：コクヨ「サイネージ導入でオフィスを活性化！注目の理由と効果を紹介」
情報共有と従業員の働きやすさ向上を図る｜大塚商会
約1800名が働く本社ビルの各フロアのエレベーターホールにサイネージを設置し、重要な情報の共有ツールとして活用しているのが株式会社大塚商会です。エレベーターの待ち時間を有効活用した取り組みで、組織から従業員への告知や伝達の効率化に成功しています。
加えて、社員食堂にもサイネージを設置。エレベーターホールのサイネージとは異なり、健康診断のお知らせやセミナーの案内などを配信しています。効率的な情報共有と働きやすさ向上のため、複数のサイネージを利用した参考となる事例です。
参考・画像出典：大塚商会「オフィスサイネージ」
広大な工場で全員に情報を届けるために｜本田技研工業
広大な敷地内に43台のオフィスサイネージを導入した本田技研工業株式会社。生産拠点である熊本製作所は、東京ドーム約36個分の敷地面積があります。敷地内には約40の部門が存在しますが、職場がそれぞれ離れているため遠隔でタイムリーな情報を届ける必要がありました。
新型コロナウイルス感染拡大により集合型のイベントの実施が難しくなり、そのタイミングでオフィスサイネージを導入。それにより、一堂に会する場がなくなった後も工場の隅々まで業務上必要な情報を共有できるようになりました。導入後アンケートでは工場内の交流が深まったとの声も多く上がりました。
全従業員に情報を公平に届けた上、コミュニケーション活性化の効果も得られた参考となる事例です。
参考・画像出典：リコー「お客様導入事例 本田技研工業株式会社 熊本製作所 様」
オフィスサイネージは情報共有にも社内コミュニケーションの活性化にも役立つ
情報共有の効率化や、情報の見逃し・漏れを減らす対策としてオフィスサイネージは効果を発揮します。特に、社内のやりとりが多く、部門や従業数も多い規模の大きな企業ではより高い効果を期待できるでしょう。配信コンテンツ次第では、社内コミュニケーションの活性化にも役立てられます。
「オフィスサイネージに表示させるコンテンツの制作にコストがかかりそう……」「自動でコンテンツを制作したい」という方におすすめなのが、株式会社QUICKが運営するインナーブランディングツール「QUICK Smart Brain」です。
自社の日報や営業成績などの情報を読み込ませるだけで、生成AIが自動で動画を生成。社内の情報が自動的に見える化され、従業員のコミュニケーションの活発化だけではなく、生産性の向上も期待できます。
また、経営陣からのメッセージや、会社のビジョンなどを定期的に表示させたり、クイズ形式で情報発信をすることも可能です。
「オフィスサイネージで定期的な情報発信を行いたい」という方は、ぜひ「QUICK Smart Brain」の詳細をご確認ください。
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